Déclarer chaque année l'exposition de vos salariés
Via la DSN
Chaque année, vous devez déclarer les facteurs de risques dans la Déclaration sociale nominative (DSN), réalisée dans votre logiciel de paie via net-entreprises.
L’exposition de vos salariés doit être déclarée dans la rubrique « S21.G00.34 ».
La DSN abonde automatiquement le compte de votre salarié et lui permet d’acquérir des points.
Une déclaration annuelle
La déclaration au titre du C2P n’est pas mensuelle.
Elle intervient uniquement au mois de janvier de l’année suivant l’exposition.
Toutefois, si un salarié quitte votre entreprise en cours d’année, la déclaration devra être effectuée le mois après son départ (exemple : si votre salarié a quitté l’entreprise en avril, la déclaration sera faite en mai).
Si votre entreprise cesse son activité, vous devrez aussi déclarer l'exposition des salariés via la DSN du mois suivant la fin d'activité.
Les salariés sont ensuite informés des points dont ils bénéficient dans un relevé annuel.
Rectifier votre déclaration
Vous pouvez modifier votre déclaration via votre DSN jusqu’au mois d’avril de l’année suivant l'année d'exposition.
Si cette rectification est en faveur du salarié (exemple : ajout ou remplacement d’un facteur), elle peut être réalisée pendant trois ans.
Une notice pour effectuer la DSN rectificative est proposée par NetEntreprises.
Existe-t-il un système de contrôle des déclarations ?
En cas de désaccord avec les informations indiquées dans le relevé annuel de points, il est important qu’un dialogue avec le salarié soit instauré afin que les modifications apportées résultent d’un commun accord.
Toutefois, pour assurer le bon fonctionnement du système, l’organisme gestionnaire du Compte professionnel de prévention pourra exercer un contrôle :
- Sur l’effectivité et l’ampleur de l’exposition aux facteurs de risques professionnels
- Sur l’exhaustivité des données déclarées par les entreprises.
Ces contrôles pourront intervenir directement dans l’entreprise ou sur demande de pièces justificatives.
Les périodes d’exposition correspondent au(x) contrat(s) de travail.
Si le contrat couvre l'année civile entière, la période d’exposition correspond à la totalité de l’année civile, soit du 01/01 au 31/12 de l’année en question.
A chaque contrat de travail doit correspondre une déclaration d’exposition.
Pour les salariés présents pendant une durée inférieure à une année, l’employeur évalue l’exposition aux facteurs de risques au regard des conditions habituelles de travail du ou des postes occupés appréciées en moyenne sur l’année, ou en utilisant, le cas échéant, l’accord de branche ou le référentiel professionnel qui lui correspond.
Il importe cependant de distinguer :
- Les salariés titulaires de contrats infra-annuels affectés à un ou plusieurs postes permanent(s) de l’entreprise pour le ou lesquels l’appréciation des conditions de travail en moyenne sur douze mois est possible et constitue la base de l’évaluation,
- Les salariés affectés à des postes n’ayant pas un tel caractère permanent (tels que les travailleurs saisonniers, ou les travailleurs recrutés pour faire face à un besoin présentant un caractère exceptionnel au regard de l’activité de l’entreprise) pour lesquels l’employeur apprécie l’exposition en extrapolant les conditions de pénibilité constatées au cours du contrat sur une période de douze mois, et en les rapportant aux seuils annuels.
A noter : les périodes inférieures à 1 mois ne doivent pas être déclarées.
